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第124回 ぼくのタスク管理の話をしよう

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(今週の写真:ラン ! )

前回(123回 タスクリストとカレンダー)に続いてタスク管理について書く。

ぼくはタスク管理を、システム手帳を使って始めた。
カレンダーにスケジュールを書き、
やるべきことをToDoリストを作って書く。
そのうちに夢や目標も書いて、いつも持ち歩くことにした。

たしか2009年頃から、iPhoneがシステム手帳にとって代わった。
iPhoneのタスク管理アプリはいくつも使ったが、
今では OmniFocus(2015年11月時点では Omnifocus 2 for iPhone)に
落ち着いている。デスクではパソコンでもOmniFocus(同 Omnifocus 2)を使う。

タスクリストは以下の11項目に分けている。
・理念
・夢
・長期目標
・中期目標
・短期目標
・プロジェクト
・習慣化
・ルーチンワーク
・必ずやるタスク
・やったほうがいいタスク
・保留

上位の項目ほど自分にとって重要である。
「理念」には、自分が生きる上で大切にしている考えや信条。
こうなりたい、こうでありたいという理想の自己像を書いている。
いまは19項目あって、いってみれば、ぼくが大切にしている19のことだ。
「夢」は叶えたい夢。今ぼくには6つの夢がある。
「長期目標」は10年以上、「中期目標」は3〜10年程度、
「短期目標」は1〜2年程度の期間における目標を書き出している。

「プロジェクト」は現在取り組んでいる長期的な行動のまとまりをリストにしている。
仕事上のプロジェクトも、英語やランニング、このブログについてもプロジェクトとして並べている。
「習慣化」には、毎朝体重を計るとか靴を揃えるなどの習慣化に取り組んでいる項目を挙げている。
「ルーチンワーク」には、毎週・毎月・毎年に定期的に行う行動をリストしている。
例えばこれからの時期では冬用タイヤに替えるとか、年賀状を書くとかいった項目が並ぶ。

「必ずやるタスク」は今、目の前にあるやることのリスト。狭義的なやることリストである。
上位項目の夢や目標、プロジェクト、習慣化のリストからブレイクダウンした項目も、
思いついたり頼まれたりして日々発生するボトムアップの項目も、全てここに入る。
「やったほうがいいタスク」リストは、必ずやるほどではないけど、やったほうがいいこと。
この多くは実行できないか、しないものである。それでもいい。が、忘れずに置いておく。
優先度は低いが、重要なことはここに入ることがあるからだ。
「保留」は文字通り、やろうと思ったけど今はやらないことにした、
あるいは、もうやる必要がなくなって、保留した行動を、
それから今はできないけどいつかやりたい行動もここに置いている。

「必ずやるタスク」は期限を決め、実行する日と時間を決めたらカレンダーに書き込む。
実行したらチェックして消していく。
全ての項目を定期的に見直して修正を加えていく。
そうすれば理想の自分も、夢も目標も見失わずにすむ。
やるべきことをしなかったために後で失敗することも減る。
そもそも自分がなにをするべきか、なにが大切なことなのかがわかるのだ。

ただし、こういったことはあまり厳密に完璧にやろうとしないことが肝要だ。
でないと、破綻して嫌になってしまうから。
タスク管理は手段であって、これが目的になっては本末転倒。
タスクリストは僕の場合、単にやるべきことを管理するだけではなく、
人生を管理するリストと位置付けている。

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by takeuchi-cl | 2015-11-16 09:00
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